Responsable Administratif H/F – Recrutement terminé

Mission Principale

Rattaché(e) aux Dirigeants,

Vous définissez en collaboration avec la Direction Générale, la stratégie administrative de l’entreprise et garantissez sa déclinaison dans les services et postes concernés.

Vous aurez à coordonner les activités des services administratifs (5 personnes) et superviser la comptabilité.

Mission détaillée :

Administration juridique et sociale des différentes entités du groupe

Elaborer, mettre en œuvre et optimiser les procédures et conditions de gestion administrative de l’entreprise (Mise à jour des fiches de postes et des fiches de procédures)

Rédaction et mise à jour des Mémoires d’entreprise (administratif, références et Plan d’assurance Qualité)

Gestion des dossiers juridiques de l’entreprise et mener une veille active sur les évolutions juridiques, sociales et réglementaires.

Mettre en place les actions nécessaires à la mise en conformité de l’entreprise et veiller à leur application par l’ensemble du personnel de l’entreprise et des sous-traitants.

Diriger les services généraux (logistique, entretien, locations …)

Centraliser et négocier l’ensemble des contrats (électricité, eau, gaz, téléphonie, déchets…) établis par l’entreprise et intervenir en cas de litige

Gestion du parc automobile

Réception et négociation avec les fournisseurs

Gestion des déchets (rédaction annuelle du plan de gestion des solvants, suivi de la nomenclature des déchets et les BSD, suivi des établissements classés…)

Assurer la gestion administrative du personnel, gérer les plannings de congés du personnel

Rédaction et suivi du règlement intérieur, du document unique, des plans de prévention

Mise en place et suivi des formations du personnel. Etablissement annuel des cartes d’habilitation

Suivi des Cartes d’identification du personnel.

Assurer le suivi des qualifications (QUALIBAT, …)

Organiser la tenue des dossiers de travaux

Déboursés de fin de chantier et suivi d’affaires mensuel

Assurer la gestion de la réunion annuelle des cadres et création d’un document reporting (statistiques commerciales, sociales, indices professionnels et indicateurs d’exploitation)

Comptabilité

Structurer les données administratives et financières (indicateurs et tableaux de bord)

Contrôler les déclarations sociales et fiscales et vérifier leur établissement dans les délais

Contrôler et valider les modifications des logiciels de paie et de comptabilité

Information financière et relations aux tiers

Gérer la relation avec les tiers : les Banquiers, les Commissaires aux comptes, etc.,

Emission et gestion des cautions bancaires

Suivi des dossiers assurances, mutuelles et prévoyance